Clinica Digitale è partner dell’Osservatorio
Sanità del politecnico di Milano
Nel 2018 AIOP rileva il superamento dei 30.000 contenziosi annuali tra medico e paziente.
Da allora, il numero di procedimenti registra un aumento esponenziale incontrollato, le cui stime raggiungono livelli epocali dopo quanto accaduto in epoca covid, con i numerosi decessi avvenuti all’interno di ospedali e case di riposo.
Ormai non si tratta più soltanto di contestare episodi di malasanità. Gli studi di medicina legale iniziano ad istruire le pratiche partendo, anzitutto, dall’analisi dei documenti, dalla verifica della loro completezza e integrità, andando a caccia non solo di manomissioni gravi ed evidenti, ma anche di “non conformità” apparentemente minime.
Minime, ma più che sufficienti a indebolire la solidità della documentazione sanitaria, al punto da indurre spesso le direzioni generali a concedere mediazioni per migliaia di euro. E questo prima ancora di entrare nel merito di eventuali incidenti ed errori sanitari veri e propri!
Nel passaggio dalla carta al digitale, le regole che dettano la conformità dei documenti cambiano completamente, e anche molto di frequente, esponendo la figura dell’IT Manager, la Direzione Sanitaria e i legali rappresentanti delle strutture a enormi rischi, anche di natura penale.
Mediamente, in un progetto di digitalizzazione, il “fattore Compliance” è soggetto a periodi di analisi lunghissimi che vanno dai 3 ai 9 mesi, con il coinvolgimento di pool molto numerosi di consulenti tecnici e studi legali. I quali, però, terminato il progetto non hanno responsabilità sulla tenuta legale dei processi documentali. Responsabilità che rimane tutta in capo alla Direzione Generale e ai Sistemi Informativi.
Negli ultimi 10 anni, questi elementi critici sono stati tra i principali motivi percui la digitalizzazione documentale in sanità ha trovato forti attriti, ostacoli e rallentamenti.
Tutta questa incertezza, resistenza e lentezza non è più sostenibile. L’arrivo del Coivd-19 obbliga le strutture sanitarie ad una resilienza interamente fondata sul digitale, che non può più aspettare né può essere gestita in tutta calma.
Per questo motivo abbiamo creato Clinica Digitale, un’azienda specializzata in servizi e tecnologie per la protezione normativa di Cliniche e Ospedali sempre più a “governo digitale”.
Dieci anni di attività sul campo, e più di 20 strutture sanitarie, sono la base di un’esperienza che permette – oggi – al nostro team di prendere totalmente in carico la Responsabilità Normativa dei processi documentali, assumendosene contrattualmente i rischi, a prescindere dai software, dai partners tecnologici e dai fornitori di gestionali che operano all’interno del Sistema Informativo.
Clinica Digitale nasce dall’intuizione innescata dall’incontro di Nicola Savino e di Nik Panzalis.
Nicola Savino è uno dei maggiori esponenti della Digital Compliance a livello nazionale. È responsabile della conservazione per oltre 3.000 realtà italiane e con la Savino Solution è detentore ideatore di tecnologie, protette da brevetti internazionali, per semplificare la governance normativa dei processi documentali.
Ha fondato, nel 2018, il primo Centro di Competenze Digitali in Italia, formato da esperti di Information Technology, di processi organizzativi e da un team di Legali che hanno focalizzato la loro carriera esclusivamente sulle tematiche del diritto digitale e della conformità dei documenti informatici.
Per garantire i massimi standard di sicurezza, professionalità e competenza ai propri clienti, l’azienda ci certifica ISO 9001 e 27001, prima di acquisire l’accreditamento presso AGID, l’Agenzia ministeriale per l’Italia Digitale.
Nello staff del Centro di Competenze Digitali, entra a far parte da subito anche Nik Panzalis, tra i maggiori pionieri della Sanità Digitale.
Nei primi anni 2000, ancora giovanissimo, inizia – tra i primi in Italia – ad ideare sistemi per la prenotazione online di visite ambulatoriali, sfruttando le tecnologie mobile UMTS per creare soluzioni che rappresentano le antenate delle moderne “App”.
Nello stesso periodo, sfrutta le tecnologie Java e MiRC per dare vita ai primi esperimenti di ciò che oggi vengono comunemente chiamati “ChatBOT”.
A metà del primo decennio è tra i primissimi a portare tecnologie self service di check in all’interno delle accettazioni ospedaliere, traendo ispirazione da ciò che già veniva comunemente fatto nel settore trasporti, ma declinando questi servizi secondo le specificità tecniche, organizzative e normative della Sanità.
Con il nuovo decennio, il suo interesse per la Sanità Digitale si spinge verso l’area clinica. Un interesse che lo porterà a guidare progetti di totale e radicale trasformazione digitale di cliniche private, verso un’evoluzione completamente “Paperless” dei processi documentali.
L’unione di competenze e conoscenze di Nicola Savino e Nik Panzalis, ha dato vita a un team e ad un pool di competenze che hanno l’obiettivo di proteggere totalmente le strutture sanitarie italiane dall’aggressione legale di cui sono vittime, come si può evincere dalle decine di migliaia di contenziosi che i pazienti, sostenuti da studi legali e di medicina legale, portano in massa contro cliniche e ospedali italiani.
L’ esasperazione del quadro normativo che detta le regole della Sanità Digitale, non si limita ad avere un impatto nella vita degli IT Manager e nella fase progettuale di un Sistema Informativo Paperless.
Firme Digitali forti, Firme Digitali deboli, firme OTP, firme HSM sono solo alcune delle tipologie di firme che un medico deve apporre sui documenti che genera, per irrobustirne la solidità legale.
Tutto questo diventa un problema nella quotidianità di medici e infermieri, che devono barcamenarsi nell’uso di un numero sempre più ampio di gestionali, unitamente all’utilizzo e alla memorizzazione di un numero sempre più vasto di password e PIN di sicurezza, che cambiano continuamente e devono essere costantemente digitate nelle diverse piattaforme presenti nel Sistema Informativo.
Ma i problemi nascono fin dal principio, quando ciascun membro dello staff medico e infermieristico deve ottenere il propri certificato di firma, passando attraverso procedure burocratiche e amministrative talvolta estenuanti e ripetitive.
Insomma, la figura del medico e dell’infermiere viene sempre più spinta e sollecitata verso una strana evoluzione ingegneristica.
Medici e infermieri vengono sollecitati a diventare degli ingegneri del processo clinico, mentre la loro vocazione e missione dovrebbe essere quella di curare i pazienti e salvare vite umane.
Non solo.
Spesso la loro interazione con una tecnologia sempre più presente in ogni ambito quotidiano, si basa su regole e procedure la cui certezza legale è determinata da team di sviluppatori e software house, la cui focalizzazione e conoscenza delle materie tecnico-normative non è al centro delle loro competenze, e dell’evoluzione quotidiana del proprio know how.
Clinica Digitale, oltre a proteggere la Compliance normativa dei processi documentali di cliniche e ospedali, porta un totale azzeramento di quella che può essere definita la “Burocrazia Digitale”. Un fenomeno il cui peso, e le cui responsabilità legali, coinvolgono anche il personale sanitario. A partire dal Direttore Sanitario.
Il personale medico ottiene l'accreditamento al sistema informativo in modo autonomo, semplice, senza gravare sull'amministrazione
Possibilità di impostare delle policy di rinnovo dell'accreditamento, basate – ad esempio – sulla scadenza delle polizze assicurative del singolo medico
L' Accreditamento fornisce un unico sistema di accesso che consente di effettuare il "LogIn" all'interno di tutti i gestionali presenti nel Sistema Informativo
In caso di cessazione del rapporto di lavoro, un semplice click permette di disabilitare tutti gli account del singolo medico presenti nel Sistema Informatico
Il totale controllo della sicurezza normativa, passa da una gestione centralizzata delle Identità Digitali di medici e infermieri.
Questo è il segreto della perfetta tenuta normativa dei processi documentali.
Quando analizziamo i Sistemi Informativi Ospedalieri di Cliniche Private, Ospedali e Poliambulatori, ci troviamo quasi sempre in uno scenario in cui il personale sanitario utilizza i più diversificati sistemi di firma:
Smartcard, sistemi di Password temporanee OTP, firme HSM e altre ancora. Talvolta, addirittura, ai medici viene richiesto l’utilizzo delle proprie firme personali o di SPID.
Ma con una tale difformità di gestione, mantenere il controllo del processo è impossibile.
Clinica Digitale ha ideato una gestione centralizzata di firme digitali e account di accesso ai vari software utilizzati in struttura (anche di terzi, ovviamente) che mette ordine a tutti questi aspetti, permettendoci di strutturare un processo governato da algoritmi per automatizzare sia i processi di riconoscimento utente (a partire dall’inputazione di username e password per accedere ai sistemi), sia i processi di firma digitale, che passano in gestione agli algoritmi, uniformando il processo e rendendolo così misurabile, controllabile e a prova di non conformità.
Tramite le tecnologie di Accreditamento ideate e brevettate da Clinica Digitale e Savino Solution, distribuire le Identità Digitali ai medici e agli infermieri è davvero semplice e sostenibile, contrariamente a quanto accade quando si cerca di distribuire certificati di firma digitale, che richiedono tantissima burocrazia per essere abilitate.
Ma l’accreditamento non è soltanto un processo per la distribuzione veloce delle identità digitali: è anche l’occasione per digitalizzare tutta la fase di onboarding dei medici, creando un’anagrafica di identità digitali che possono essere associate a parametri come la presenza di una copertura assicurativa valida, per esempio.
Non è tutto, perché allo stesso momento le tecnologie di Clinica Digitale – grazie al controllo centralizzato delle Identità Digitali – permettono di disabilitare, con un click, le Identità di ogni singolo membro dello staff che cessa il suo rapporto di lavoro con la struttura.
Con un semplice click, la segreteria, o l’ufficio dei Sistemi Informativi, possono chiudere tutti gli account del collaboratore che ha cessato il proprio rapporto lavorativo. Tutto questo non è solo utile ai fini gestionali, ma anche una risposta concreta alle disposizioni GDPR.
Gestire i flussi documentali a norma, e avere un Sistema Informativo capace di rispondere a tutti i requisiti di legge, significa prima di tutto affrontare un aspetto che ricade, ancora una volta, sulle teste degli “IT Manager” e del personale sanitario.
Il riferimento va alla gestione degli account: un aspetto assolutamente prioritario, ma al tempo stesso problematico dal momento che – come rilevano i dati raccolti dalla società SkyNet, in una survey specifica su questo tema – le strutture per la cura della persona lavorano in media con un numero di gestionali che vanno dalle 4 alle 5 soluzioni.
Questo si traduce in almeno cinque password da ricordare e da cambiare periodicamente per il personale medico.
Ma si traduce anche in un enorme ed estenuante lavoro di helpdesk dei Sistemi Informativi, che vengono coinvolti tutte le volte in cui qualcosa non va nella procedura di sostituzione delle password, oppure quando esse vengono dimenticate dagli utilizzatori.
Tuttavia, la gestione corretta degli account non è solamente una questione di sicurezza normativa o informatica.
Perché da una corretta identificazione dell’utente, passano anche tutti i processi di Compliance ed i servizi Trust necessari a comprovare che quella persona specifica ha prodotto, o elaborato, quella tale documentazione.
Se il personale sanitario viene messo in difficoltà, con un uso intensivo di password e strumenti applicativi (il che, spesso, si rivela assolutamente necessario), esso si troverà frequentemente tentato di violare le regole. Ad esempio, scambiandosi gli account e le password.
Le stesse difficoltà le vivono gli uffici dei Sistemi Informativi, dovendo creare account per ogni medico che inizia un nuovo rapporto di lavoro con la struttura, e per tutti coloro che smarriscono la propria password.
Ecco perché Clinica Digitale, nel perseguimento dei suoi obiettivi rappresentati dalla ferrea volontà di proteggere la Digital Compliance di Cliniche, Ospedali e Ambulatori, ha integrato alle sue tecnologie di Digital Identity anche un sistema di gestione centralizzata degli account, specifico per le esigenze e per la quotidianità lavorativa di medici e infermieri.
Quando pensi ai consensi informati e i consensi privacy, spesso vedi in loro tipologie documentali che appartengono maggiormente all’area amministrativa, che non a quella clinica.
Ma non è propriamente così.
O meglio, è tutto vero finché guardiamo alla produzione del documento, e a dove avviene.
Il paziente è solito firmare tutti i consensi in accettazione, presso l’ufficio ricoveri o in altri punti di front end.
Tuttavia, i Consensi raccolti diventano parte integrante della Cartella Clinica e dei Dossier elaborati per conto di ogni singolo paziente. E si tratta per di più di documenti preziosissimi, perché regolano le autorizzazioni ai trattamenti dati e clinici che il paziente stesso ti concede.
Nell’ottica di elaborare un processo digitale, automatizzato e certificato contro ogni forma di debolezza normativa, è fondamentale che i consensi vengano gestiti digitalmente, abbandonando definitivamente il cartaceo.
Qui, però si manifesta un altro problema. Perché la risposta consueta al cartaceo consiste nell’adozione di tavolette e grafiche per la firma digitale.
Queste soluzioni, tuttavia, diventano di difficile applicazione al giorno d’oggi, per due motivi:
Il primo motivo è che, in tempi di pandemia (e speriamo post-pandemici) il contatto fisico tra il pubblico ed il personale diventa un fattore di pericolo.
Pericolo che viene accentuato nel momento in cui tra i due soggetti viene frapposto un dispositivo digitale che l’utenza deve toccare, per poter leggere i documenti e per poterli firmare con firma grafometrica.
Il secondo motivo è che, proprio al fine di ridurre il più possibile il contatto tra personale e utenti, molti processi vengono disintermediati, e molti servizi erogati fuori dalla struttura.
Pensiamo, ad esempio, ai Teleconsulti e alle prenotazioni online.
Come può un paziente firmare i consensi con firma grafometrica, se non è fisicamente in struttura?
Conenso Clinico è il modulo per la gestione dei Consensi Informati e dei Consensi Privacy gestiti in modalità Contactless! Sfruttabile sia agli sportelli, sia all’ufficio ricoveri che online, Consenso Clinico rende uniforme e Contactless la raccolta dei consensi ed il loro inserimento in Cartella Clinica, nei Dossier Sanitari e in tutti gli altri set documentali che appartengono ai processi clinici ospedalieri.
Diventare Partner di Clinica Digitale® è anzitutto una scelta strategica per aggiungere un tassello al tuo modello di business, senza ovviamente stravolgerlo, modificarlo o “distrarlo” dal tuo focus principale, e da quello che sai fare e proporre in un settore tanto competitivo.
Clinica Digitale® mette a tua disposizione un programma di partnership che ti porta risultati concreti, in termini di fatturato, laddove con le classiche “certification authority” noi fai altro che prendere prodotti e servizi, integrandoli alle tue piattaforme, senza trarne alcun beneficio reale.
Spesso lo fai solo per adeguare i tuoi sistemi ad alcuni obblighi normativi.
Acquisti qualche firma digitale, un po’ di spazio per conservare documenti, e metti tutto nel calderone, a margine pressoché zero, per far contento il cliente e aggirare il fastidio.
Insieme al nostro staff, non solo hai la possibilità di integrare sistemi, soluzioni e tecnologie per portare i tuoi processi – e quelli dei tuoi clienti – ai massimi standard di mercato, sul piano della Digital Compliance.
Ma hai anche la possibilità di beneficiare delle nostre consulenze normative, che rivolgiamo – insieme a te – direttamente al cliente finale, prendendoci in carico (anche contrattualmente e sul fronte assicurativo) tutti i rischi connessi alla Digital Compliance.
Il know how e l’esperienza ricavata da decine di anni investiti al servizio della Sanità, ti permettono di avere al tuo fianco un alleato capace di portare argomentazioni di vendita ulteriori, rispetto a quelle di cui già disponi.
Argomentazioni che si rivelano complementari alle tue, e che servono a confortare il cliente finale, facendolo sentire protetto e deresponsabilizzato in questo lungo viaggio pieno di sfide, chiamato digitalizzazione.
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Ovviamente non è vero…questo è l’unico test attualmente sul mercato basato su algoritmi.
Si chiama “The Digital Compliance Quadrant” ed è ispirato al celebre “Quadrante di Gartner”
