Burocrazia Digitale

L’ esasperazione del quadro normativo che detta le regole della Sanità Digitale, non si limita ad avere un impatto nella vita degli IT Manager e nella fase progettuale di un Sistema Informativo Paperless.

Firme Digitali forti, Firme Digitali deboli, firme OTP, firme HSM sono solo alcune delle tipologie di firme che un medico deve apporre sui documenti che genera, per irrobustirne la solidità legale.

Tutto questo diventa un problema nella quotidianità di medici e infermieri, che devono barcamenarsi nell’uso di un numero sempre più ampio di gestionali, unitamente all’utilizzo e alla memorizzazione di un numero sempre più vasto di password e PIN di sicurezza, che cambiano continuamente e devono essere costantemente digitate nelle diverse piattaforme presenti nel Sistema Informativo.

Ma i problemi nascono fin dal principio, quando ciascun membro dello staff medico e infermieristico deve ottenere il proprio certificato di firma, passando attraverso procedure burocratiche e amministrative talvolta estenuanti e ripetitive.

Insomma, la figura del medico e dell’infermiere viene sempre più spinta e sollecitata verso una strana evoluzione ingegneristica.

Medici e infermieri vengono sollecitati a diventare degli ingegneri del processo clinico, mentre la loro vocazione e missione dovrebbe essere quella di curare i pazienti e salvare vite umane.

Non solo.

Spesso la loro interazione con una tecnologia sempre più presente in ogni ambito quotidiano, si basa su regole e procedure la cui certezza legale è determinata da team di sviluppatori e software house, la cui focalizzazione e conoscenza delle materie tecnico-normative non è al centro delle loro competenze, e dell’evoluzione quotidiana del proprio know how.

Clinica Digitale, oltre a proteggere la Compliance normativa dei processi documentali di cliniche e ospedali, porta un totale azzeramento di quella che può essere definita la “Burocrazia Digitale”. Un fenomeno il cui peso, e le cui responsabilità legali, coinvolgono anche il personale sanitario. A partire dal Direttore Sanitario.

IL PORTALE DI ACCREDITAMENTO DI CLINICA DIGITALE elimina i processi ripetitivi e manuali dalla quotidianità di medici e infermieri, azzerando inoltre la Burocrazia Digitale

Clinica Digitale ha ideato un portale che permette a ciascun medico e infermiere di ottenere rapidamente un’identità digitale, che comprende:

– Una firma digitale automatica, che viene apposta automaticamente dove serve, deresponsabilizzando medici e infermieri dal dover ricordare di
firmare digitalmente i documenti digitali, scegliendo di volta in volta il tipo di firma corretta tra cosiddette firme forti e firme deboli

– La possibilità di interagire con tutti i software del sistema informativo senza dover utilizzare dispositivi di firma esterni, come chiavette USB o smartcard collegati scomodi lettori (che spesso nemmeno funzionano)

– L’ accesso automatico a tutti i gestionali che compongono il Sistema Informativo, SENZA digitare username e password (che vengono associati all’identità digitale) grazie ad un sistema univoco di identificazione che riconosce l’utente in luogo della classica e poco pratica “Login”

Azzeriamo la Burocrazia Digitale che in quantità sempre maggiore invade la quotidianità e la produttività di medici e infermieri

Digitalizzare i processi clinici significa impattare immediatamente nella problematica della Burocrazia Digitale.

Ovvero, l’insieme di procedure e processi necessari alla gestione di documenti delicati, come quelli sanitari, in conformità a tutte le normative dettate da EIDAS, dal CAD, da AGID e dal GDPR, per un totale di oltre 500 codici e regole da rispettare.

Il problema emerge fin dal primo momento in cui un processo viene digitalizzato. Solo per ottenere una firma digitale, da una Certification Authority, è necessario seguire delle procedure lunghissime ed estenuanti.

La prima cosa paradossale è che molte Certification Authority rilasciano Firme Digitali solo dopo l’espletamento di vari step amministrativi che si basano sul cartaceo!

Ogni persona dello staff che deve ottenere una firma digitale, deve quindi seguire queste procedure che possono richiedere, talvolta, diversi giorni.

Stessa cosa avviene se un utente smarrisce, o rompe, il proprio dispositivo di firma digitale. La sua sostituzione richiede lunghe procedure e lunghe attese, che ostacolano la produttività di persone che si ritrovano a rimpiangere la burocrazia cartacea e i documenti prodotti con la carta.

Ma non è tutto.

Perché eliminare la burocrazia, con Clinica Digitale, significa anche eliminare tutte le procedure manuali e ripetitive dai processi informatici.

Una delle attività più estenuanti, per il personale medico, è quella di apporre firme digitali durante l’elaborazione e l’aggiornamento delle Cartelle Cliniche Elettroniche.

Qualsiasi sia il tipo di firma scelto dall’ufficio Sistemi Informativi, o dai consulenti che seguono la struttura sul fronte informatico, i medici si trovano costretti a digitare PIN, oppure password temporanee, ad ogni sessione di lavoro per firmare digitalmente i documenti.

Clinica Digitale allestisce un sistema che scansiona ciò che avviene all’interno dei vari ambiti di processo documentale e si preoccupa di apporre le firme, in tempo reale e automatico, sul documento che il personale clinico sta compilando, segnalando all’interessato che la firma sulla cartella clinica, sul referto, piuttosto che sul registro operatorio è stata apposta correttamente, in modo automatico, direttamente dal sistema.

Naturalmente il processo permette di fare liberamente correzioni e integrazioni ai documenti, nel pieno rispetto delle relative norme.
Le autorità giudiziarie o i legali che dovessero, un domani, analizzare quanto scritto e corretto, avranno modo di verificare – in totale trasparenza – quali correzioni sono state apposte, in modo persino più nitido di quanto non si potesse fare sulla carta.

E tutto questo è possibile a prescindere dal sistema gestionale utilizzato, da chi l’haprodotto e con quale tecnologia.

Perché non ha alcun senso affidare queste soluzioni alle comuni software house che popolano il mercato della sanità digitale?

Quando si parla di asset digitali e soluzioni informatiche, si sa, è molto facile cadere nella tentazione di carpire informazioni su soluzioni e tecnologie interessanti dalle varie eccellenze e realtà che si incontrano sul mercato, e chiedere ai propri partner e fornitori di sviluppare qualcosa di analogo.

Se questo è vero per la stragrande maggioranza dei casi, non lo è stavolta.

A dire la verità, il portale di Accreditamento vanta già diversi tentativi di imitazione, sia da parte di alcune software house del settore, sia da parte di Certification Authority che si sono, diciamo, “ispirate” a Clinica Digitale per fare breccia nel competitivo settore della Sanità Digitale.

Tuttavia, sono ormai decine i casi in cui i clienti scelgono ugualmente Clinica Digitale per mettere a punto soluzioni, strategie di controllo e processi dedicati alla gestione e distribuzione di Identità Digitali a medici e infermieri.

Questo perché Clinica Digitale non fornisce software fine a sé stessi, ma sviluppa tecnologie inserite in un know how che ha come finalità proteggere Cliniche e Ospedali dal commettere errori sul piano della Digital Compliance, che possono avere ripercussioni Civili o Penali a carico delle figure chiave per la vita della struttura:

– L’Amministratore Delegato (nel caso di una struttura privata)
– Il direttore Generale
– Il Direttore Sanitario
– Il Direttore dei Sistemi Informativi

Il Portale di Accreditamento, così come tutti gli altri moduli che compongono la Suite di soluzioni marchiate Clinica Digitale, diventa quindi una soluzione limitata, se messa in mano a chi ha come unico obiettivo la vendita di software e servizi.

Quando le cliniche, gli ospedali e i poliambulatori italiani si rivolgono a Clinica Digitale, non lo fanno perché stanno cercando un software, o l’ennesimo gingillo tecnologico.

Lo fanno per acquisire il beneficio più grande che Clinica Digitale può garantire ai vertici di una struttura sanitaria:

il totale scarico di responsabilità tecnico normative, che Clinica Digitale è ben lieta di caricarsi sulle spalle, se messa nelle condizioni di prendere il pieno controllo della Digital Compliance Risk del Sistema Informativo.

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