Il caso studio Clinica Sol et Salus

Quando il fattore Compliance diventa un ostacolo che blocca gli investimenti in Digitalizzazione

Paolo è l’IT Manager storico di Clinica Sol et Salus a Rimini.

Una realtà privata indipendente, apparentemente piccola al cospetto delle strutture appartenenti ai grandi gruppi ospedalieri privati.

Eppure, in Clinica sol et Salus vengono svolti tutti i servizi di un “ospedale vero”. Da un punto di vista organizzativo e gestionale i problemi sono esattamente gli stessi che puoi incontrare all’interno di un ospedale pubblico, con tutte le sue complessità.

Paolo, da anni, vuole spingere la proprietà verso la digitalizzazione totale di tutti i processi ospedalieri, da quelli amministrativi a quelli clinici.

Sol et Salus ha già implementato un sistema “CUP” che funziona come un orologio, oltre ad aver iniziato a digitalizzare le Cartelle Cliniche.

Manca, però, un ultimo miglio da attraversare.

Quello della totale eliminazione della carta. C’è un aspetto, infatti, che impedisce questo ultimo passaggio.

Paolo ha studiato parecchio, facendo molte valutazioni che lo portano sempre a sbattere contro un ostacolo apparentemente piccolo, ma troppo problematico per l’ufficio che dirige con lo stesso piglio di un imprenditore che prende decisioni per la sua stessa azienda.

E l’ostacolo in questione si chiama “firma digitale”.

Quando ci siamo conosciuti per la prima volta, infatti, non abbiamo dovuto discutere molto sulla fattibilità di una totale eliminazione della carta sul piano dei rischi normativi, tecnologici e culturali.

Paolo era già al corrente di queste possibilità, anche perché ci seguiva da parecchio tempo attraverso i nostri canali di divulgazione.

Ciò che non tornava, nelle sue analisi di costi/benefici, era il problema della distribuzione delle firme digitali.

La clinica non poteva permettersi di andare incontro ad una gestione promiscua delle firme digitali, integrando a sistema una varietà di prodotti quali Smartcard, chiavette USB, oppure prodotti basati su token e OTP.

Tutto questo avrebbe significato aprire il progetto ad una serie di variabili che poi andavano tradotte in integrazioni ed implementazioni.

Lasciare ad ogni medico la facoltà di portare in clinica la propria firma digitale era impensabile.

Ma era impensabile, anche, forzare l’adozione di un unico standard obbligando l’amministrazione e la segreteria a sforzi immani per gestire tutta la burocrazia che si cela dietro la creazione di una firma digitale.

Il problema è che senza firma digitale non esiste una clinica Paperless. L’unica alternativa è stampare l’output finale della Cartella e firmare tutto “a penna”.

Per Paolo la scoperta delle tecnologie di Clinica Digitale® sono state come un fulmine a ciel sereno.

La possibilità di adottare un unico standard di firma, attraverso un processo di creazione e attribuzione delle firme digitali in modalità digitale e totalmente self-service, avrebbe permesso a ciascun medico di ottenere una firma digitale in pochi click, superando tutta la burocrazia che normalmente caratterizza l’erogazione di questo servizio, senza impegnare l’amministrazione.

Non solo.

Perché l’ulteriore vantaggio di poter fare affidamento su algoritmi istruiti per apporre automaticamente le firme del medico in cartella, ogni volta che il processo lo richiede, avrebbe eliminato ogni possibile resistenza da parte del personale sanitario stesso, svincolandolo dal problema di dover digitare dei PIN di firma ad ogni passaggio.

Una volta messi insieme tutti questi benefici, delegare contrattualmente ogni responsabilità normativa e di conservazione al nostro team, diventava un passaggio naturale per convincere anche la proprietà che il momento di fare il grande salto digitale era arrivato.

E che ora era, finalmente, possibile dematerializzare cinquant’anni di cartelle cliniche cartacee portando sia lo storico che il “corrente” in una dimensione digitale e Paperless, raggiungendo così benefici di processo e logistici di inestimabile valore, con un impatto assolutamente rilevante alla voce costi aziendali.

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