Sistemi di onboarding – offboarding dei medici

Quando si parla delle responsabilità legali in capo alla direzione generale, non si tratta mai il tema delle responsabilità indirette.

Da un lato sai benissimo che, nel caso vengano riscontrate delle non conformità all’interno di una struttura clinica-ospedaliera, possono esserci strascichi civili o penali, a seconda dei casi, come diretta conseguenza di tali mancanze.

Ma esistono anche delle responsabilità indirette di cui nessuno ti parla mai, che devi assolutamente considerare.

Soprattutto se sei un IT Manager, ma anche i Direttori Sanitari ed i Legali Rappresentanti non sono mai del tutto esenti da questo aspetto.

Che cosa si intende per “responsabilità indirette”?

Uno degli esempi più lampanti, è quello che riguarda i rischi connessi al cosiddetto “onboarding” dei medici.

Ovvero, quell’insieme di processi e procedure che abilitano un medico ad operare, fare diagnosi e prescrivere terapie all’interno di un’organizzazione sanitaria.

Un processo che, tipicamente, avviene all’inizio di un rapporto di lavoro.

Ma cosa succede se abiliti – per esempio – un medico non assicurato ad utilizzare gli strumenti messi a disposizione dalla clinica?

Quali sono le ricadute cui puoi andare incontro se, a seguito di un contenzioso con un paziente, dovesse emergere che il medico ha visitato o operato un paziente, prescrivendo farmaci ed effettuando diagnosi, avendo però la polizza assicurativa scaduta?

È un esempio tra i tanti che si possono fare attorno al concetto di responsabilità indiretta.

Tuttavia, è impensabile poter eseguire controlli amministrativi costanti su tutto il personale sanitario che lavora in struttura. Magari è più facile all’inizio, quando il medico stesso sottoscrive i documenti di inizio rapporto. In quel momento, richiedergli una polizza assicurativa valida può essere semplice.

E dopo? Chi ha il controllo sulle scadenze? Tipicamente nessuno.

Ed ecco, quindi che la tecnologia ti viene in soccorso, grazie alle funzioni di gestione dell’onboarding/offboarding dei medici, presenti all’interno del Portale di Accreditamento realizzato da Clinica Digitale.

Controlli di requisiti altrimenti incontrollabili

Le tecnologie di Clinica Digitale, attraverso le integrazioni radicate all’interno dell’intero Sistema Informativo aziendale, permettono di impostare e di gestire una serie di controlli automatici sulla situazione amministrativa ed anagrafica di tutto il personale medico accreditato a lavorare all’interno dell’organizzazione.

Questo avviene sia attraverso dashboard di controllo e gestione, sia attraverso algoritmi automatici.

La scadenza della polizza assicurativa può essere uno dei tanti parametri il cui controllo può essere tranquillamente affidato agli algoritmi di Clinica Digitale.

La piattaforma è in grado di acquisire la data di scadenza delle polizze assicurative di ciascun medico che – via via – si accredita al Sistema Informativo aziendale.

Giunti in prossimità della scadenza, Clinica Digitale invia una notifica automatica all’interessato, ricordandogli di rinnovare la polizza, pena l’esclusione dal Sistema Informativo e l’impossibilità ad effettuare anche un semplice login sui gestionali aziendali.

Se la polizza viene rinnovata, Clinica Digitale ottiene questa informazione rinnovando – di fatto – l’accreditamento.

Viceversa, se la polizza va in scadenza, la posizione dell’utente viene “congelata”, così come la possibilità di effettuare nuovamente una login su uno qualsiasi dei gestionali aziendali utilizzati dalla struttura.

Questo fino all’avvenuto rinnovo: una volta avvenuto Clinica Digitale abilita nuovamente il medico ad accedere al Sistema Informativo aziendale.

Le multe del garante per mancate chiusure degli account

Nel registro pubblico delle sanzioni emesse dal garante, è possibile vedere oggi quante sanzioni siano state inflitte dal garante privacy proprio per mancata chiusura di tutti gli account informatici associati a persone dello staff che hanno interrotto il proprio rapporto di lavoro con un’azienda ospedaliera o una clinica.

Si tratta di sanzioni talvolta molto salate, che mettono in cattiva luce la figura dell’IT Manager e pongono in una situazione imbarazzante e difficile l’intera direzione generale.

D’altro canto, è molto difficile pensare che i Sistemi Informativi aziendali possano avere il pieno controllo di tutti gli account da dismettere manualmente ad ogni situazione di fine rapporto.

O almeno: è molto difficile fin tanto che non si dispone di uno strumento capace di farlo automaticamente, in modo autonomo.

L’ Onboarding e l’Offboarding del personale sanitario è direttamente collegata con la gestione della Digital Compliance

Gestire l’Onboarding e l’Offboarding del personale sanitario, attraverso la tecnologia e l’informatica, non è di per sé qualcosa di impossibile da replicare.

Detto tra noi, una buona software house può copiare questa componente e trovare il modo di inserirlo all’interno dei tuoi sistemi informativi.

Ma voglio spiegarti perché non è una buona idea.

Se ci pensi, da un punto di vista logico, sarai d’accordo con me nell’inquadrare il tema dell’accreditamento nella sfera di competenze della Digital Compliance.

Come ormai avrai avuto modo di constatare, leggendo i vari materiali che descrivono il cosmo di Clinica Digitale, l’obiettivo che ci poniamo è proteggere la clinica da qualunque non conformità di natura documentale.

Lasciare il controllo – e l’onere – delle procedure di onboarding e offboarding a Clinica Digitale, ha perfettamente senso.

Clinica Digitale disegna, per te, il processo automatico che garantisce il rispetto di ogni singolo requisito di legge sul fronte della produzione di documenti digitali.

Genera le identità digitali necessarie affinché il personale medico e infermieristico possa lavorare alla documentazione digitale, senza doversi minimamente preoccupare di quando e dove firmare, scegliendo di volta in volta la tipologia di firma adeguata tra le tante disponibili.

Clinica Digitale nasce proprio per scaricare tutta la direzione generale da qualunque non conformità e responsabilità legale, e lo fa anche contrattualmente.

Quindi – in tutta onestà – che senso ha frammentare tra più fornitori e sistemi qualcosa di così delicato?

Assolutamente nessuno.

Ecco perché, se vuoi implementare nel tuo Sistema Informativo un sistema di accreditamento di medici e infermieri, affidare tutto in blocco allo staff e alle tecnologie di Clinica Digitale è la scelta migliore ti possa capitare di fare oggi.

Ma se uno o più professionisti hanno necessità di accedere in emergenza ai servizi della clinica o dell’ospedale, può farlo?

Certamente.

Clinica Digitale dispone di procedure emergenziali che consentono a professionisti di ottenere un accreditamento temporaneo, attraverso un onboarding semplificato, che sarà possibile perfezionare in un momento successivo.

Come vedi, abbiamo pensato a tutto per mettere la Direzione Generale nelle condizioni di fare un bel sospiro di sollievo e scaricare sul Team di Clinica Digitale ogni possibile rischio, criticità e responsabilità.