Il punto di vista di una clinica privata indipendente: i passi fondamentali per una Clinica Digitale

“Digitalizzare i documenti sanitari significa, prima di tutto, acquisire una governance delle identità digitali attribuite a medici, tecnici di laboratorio e infermieri. Quali tipologie di firme occorrono nei vari step di processo? Una firma forte? Una debole? Come faccio ad attivare delle firme digitali a centinaia di medici, senza che il mio ufficio, l’amministrazione, la Direzione Sanitaria e lo stesso personale sanitario venga inondato di nuove attività, nuovi controlli da applicare e nuove responsabilità, anche penali”?

L’ esperienza di Paolo Prati, IT Manager della clinica “indipendente” Sol et Salus di Rimini parte da questa riflessione. Documentare ciò che avviene all’interno della clinica, non è semplicemente un requisito da rispettare; avere un archivio di documenti solidi e robusti è FONDAMENTALE per la sopravvivenza stessa di un’azienda, specie nel settore sanitario…considerando da quante direzioni possono arrivare le minacce. 

Controlli qualità, ispezioni degli enti di controllo, contestazioni da parte di pazienti che ritengono di aver subito danni o violazioni. È  questa l’UNICA funzione di un documento; dimostrare l’operato dell’organizzazione, difenderlo, proteggerlo, in modo comprovabile, anche negli anni. Ma tutto questo lo puoi fare solo se l’autenticità del documento è inoppugnabile.

Per ottenere tutto questo “con la carta” non ci sono segreti

Per ottenere tutto questo con la carta, sai benissimo cosa serve e come fare…si compilano documenti, possibilmente precompilati per indirizzare correttamente il processo di evoluzione del documento, lo si firma con l’inchiostro e lo si conserva in un faldone. 

Tutto molto semplice e collaudato, pur con i limiti del caso; da un archivio cartaceo un allegato può scivolare via.Un archivio cartaceo può deteriorarsi, o rovinarsi a causa di fattori esterni, come infestazioni, allagamenti, sinistri di ogni genere. Anche solo un evento di questo tipo è sufficiente per distruggere la solidità di un dossier sanitario nella dimensione cartacea.

Infatti, uno dei tanti vantaggi ricercati nel Digitale, è la possibilità di affidarsi ad algoritmi, a controlli di completezza e congruità del dato, oltre alla sicurezza di eliminare tutti i fattori umani connessi ad allegati che si perdono, che vengono impropriamente modificati, che si deteriorano, che rimangono privi di controllo all’interno di archivi, sopiti per anni. 

Fino a che, una mattina qualsiasi, quel documento viene richiesto e si scopre alcune sue parti sono state mangiate dai topi, o hanno preso umidità e sono diventate illeggibili. Queste, fino ad ora, sono state le argomentazioni che hanno spinto le (poche) strutture italiane a digitalizzare gradualmente i processi clinici.

Per ottenere tutto questo con la carta, sai benissimo cosa serve e come fare…si compilano documenti, possibilmente precompilati per indirizzare correttamente il processo di evoluzione del documento, lo si firma con l’inchiostro e lo si conserva in un faldone

Il passaggio al Digitale non è gratis. E, no….non mi riferisco ai soldi da investire per innovare. 

Sto parlando dell’altro enorme scoglio che, fino ad ora, ha rallentato e ritardato il passaggio al Digitale; ovvero il cambiamento. Quel percorso a ostacoli necessario affinché gli utilizzatori impattati dall’innovazione (medici, infermieri, tecnici di laboratorio), accettino la cancellazione delle consuetudini costruite in anni, a volte interi decenni, di lavoro con la carta, e con i processi analogici. 

Se, da un lato, la tecnologia promette flessibilità in termini di processo, dall’altro la carta è sinonimo di flessibilità delle procedure. In mancanza di un processo strutturato e “mappato” tramite l’applicazione della tecnologia, il personale sanitario si abitua a lavorare con la carta con la serenità di poter forzare, aggirare, adattare le procedure alle proprie esigenze, alle proprie attitudini e al contesto del momento. 

Ho un paziente che sviene in ambulatorio? Se lavoro in un’organizzazione ancora basata sull’analogico, gli controllo il battito e mi appunto il valore su un post-it, su un pezzo di carta.

Lo trascriverò in cartella più tardi. Se lavoro in un’organizzazione digitale, il processo di registrazione dello stesso parametro risponde a regole più precise.

Se sono un medico, per riportare quel valore in cartella devo rispettare una tempistica, devo seguire un protocollo aziendale, che non segue più le mie consuetudini, le mie attitudini e – in un primo momento – mi dà l’idea di essere più rigido, bloccante, meno tempestivo rispetto al bisogno del paziente. Se a tutti questi preconcetti, l’IT manager dovesse anche trovarsi a raccontare al personale medico che:

  • per ogni attività in cartella occorre collegare una smartcard, o una chiavetta usb, al PC dell’ambulatorio e firmare il documento
  • bisogna salvare l’aggiornamento affinché si attivi il processo di archiviazione della cartella
  • che, in caso di anomalia tecnica, devono fermarsi e chiamare i sistemi informativi…

…allora la digitalizzazione, in quell’organizzazione, non avrebbe un futuro.

Poi, un venerdì di fine febbraio, in un piccolo comune della bassa lodigiana, scoppia un focolaio di Covid-19

La digitalizzazione diventa un’esigenza.

Non c’è più tempo per mediare, per trovare dei compromessi culturali e generazionali al fine di introdurre gradualmente la tecnologia.

Il personale sanitario viene travolto da una digitalizzazione che entra in tutti gli angoli della quotidianità; telemedicina, teleconsulto, referti sempre più digitali da inserire all’interno di processi atti a pubblicarli online, affinché il paziente possa scaricarseli in autonomia senza tornare una volta in più in struttura, cartelle cliniche elettroniche, dossier digitali….

…il Fascicolo Sanitario Elettronico che subisce un’improvvisa accelerazione, mai così decisa.

Come raccontare al medico, all’infermiere, al tecnico di laboratorio che la parte debole saranno loro.

Ma che, stavolta, non ci sarà mediazione, non ci sarà gradualità….occorre firmare, archiviare, conservare, seguire processi aziendali strutturati sulla base di procedure efficienti, ma al tempo stesso “regolatrici”, laddove prima il medico si organizzava per adempiere ad ogni formalità a suo carico con una certa flessibilità.

Paolo Prati racconta la sua corsa verso la digitalizzazione

“Uno degli errori più evidenti che abbiamo immediatamente saputo evitare è stato quello di affidare i processi di firma digitale a smartcard e chiavette USB.

Il processo documentale può funzionare SOLO integrando il processo di firma, in modo automatico e conforme alle leggi, al suo interno”.

La Clinica Sol et Salus di Rimini ha avviato già da tempo un processo di digitalizzazione della cartella e dei referti, affidandosi però alla carta per la conservazione del dossier, dopo la dimissione del paziente.

“Con l’ultimo giro di vite imposto dalla regione per il Fascicolo Sanitario Elettronico ci siamo resi conto che questa situazione ibrida poteva essere persino pericolosa. Era giunto il momento di realizzare una Clinica Digitale in grado di estromettere il cartaceo in modo definitivo dai flussi di lavoro. In questo modo la completezza del dato, il rispetto delle normative e l’integrità del documento saranno garantiti al 100%. Era un obiettivo indispensabile per mettere al sicuro i legali rappresentanti da qualsiasi rischio”.

Il controllo della Compliance dei flussi documentali, delle Identità Digitali del personale sanitario e del GDPR è stato interamente centralizzato

“Un’altra cosa che abbiamo subito colto è che non potevamo far cadere sulla testa dei nostri fornitori di tecnologie gestionali l’incombenza di aiutarmi nel creare strumenti che mi aiutassero a centralizzare la Governance della Digital Compliance, esattamente come si fa con i dati.

Avevo bisogno di una dashboard che mi aiutasse a comprendere quale medico fosse in possesso di un’identità digitale, quali documenti fossero in attesa di firma, quali in attesa di essere firmati dal Direttore Sanitario e archiviati digitalmente”. 

L’esperienza di Paolo può diventare “oro colato” per chi ancora deve acquisire la consapevolezza di quanto sia importante curare ogni dettaglio della Digital Compliance, forse persino meglio di quanto già non si faccia quando si ridisegnano i processi in ottica digitale. 

“I fornitori di software hanno già le loro incombenze, servivano competenze più focalizzate su questi temi per avere direttive precise sui dettagli connessi al rispetto della Compliance, ma anche soluzioni e prodotti in grado di aiutare me ed i vertici della clinica a tenere sotto controllo anche la gestione della Compliance Risk, con dati, indicatori e strumenti idonei a controllare tutto questo su base numerica e obiettiva, in modo da non lasciare alcun processo al caso. Inoltre, avevo bisogno di qualcuno che si assumesse le responsabilità di certe scelte sul piano normativo”.

“Un’altra cosa che abbiamo subito colto è che non potevamo far cadere sulla testa dei nostri fornitori di tecnologie gestionali l’incombenza di aiutarmi nel creare strumenti che mi aiutassero a centralizzare la Governance della Digital Compliance, esattamente come si fa con i dati. Avevo bisogno di una dashboard che mi aiutasse a comprendere quale medico fosse in possesso di un’identità digitale, quali documenti fossero in attesa di firma, quali in attesa di essere firmati dal Direttore Sanitario e archiviati digitalmente”.

L’esperienza di Paolo può diventare “oro colato” per chi ancora deve acquisire la consapevolezza di quanto sia importante curare ogni dettaglio della Digital Compliance, forse persino meglio di quanto già non si faccia quando si ridisegnano i processi in ottica digitale.

In un colpo solo abbiamo centrato l’obiettivo di rispondere alle CENTINAIA di normative EIDAS, CAD e AGID, sgravando i legali rappresentanti da qualsiasi rischio legale futuro, che può portare anche a risvolti penali pericolosissimi per il futuro e la sicurezza dell’azienda di cui facciamo parte

“Trovare un Centro di Competenze Digitali specializzato solamente in Digital Compliance, quotidianamente impegnato nello studio delle normative e nello sviluppo di tecnologie appositamente studiate per monitorare l’effettiva Compliance dei nostri processi, ci ha dato la tranquillità di completare il nostro percorso di digitalizzazione iniziato anni fa. Ci siamo spinti, in poche settimane, oltre i limiti della burocrazia che non osavamo superare da soli, rimanendo bloccati con gli investimenti necessari a completare l’informatizzazione di tutta la clinica”.

Ma non è tutto….Paolo ti racconterà molto di più durante il suo intervento:

“Una volta blindato il processo, è possibile contrattualizzare con il fornitore responsabile della Compliance anche uno scarico di responsabilità. Una sorta di assicurazione che ci mette al riparo da eventuali non conformità ed elimina un grosso elemento di rischio a carico dei legali rappresentanti. In questo modo, togliere la carta residua è stato molto più facile, e questo ha portato finalmente al raggiungimento degli enormi risparmi conseguenti alla dematerializzazione”.

Se tutto questo ti sembra difficile, o impossibile, non perderti l’intervento di Paolo Prati ai Digital Days e iscriviti subito all’evento del 15 e 16 gennaio, se non l’hai già fatto, che si terrà interamente online e che potrai comodamente seguire dai tuoi dispositivi, ovunque tu sia

Ecco cosa “porterai a casa” da questo evento:

  • Quando si dice “tutti i nodi vengono al pettine”: le confessioni degli errori accumulati negli anni passati da cliniche e software house, che hanno presentato il conto e fatto emergere enormi ostacoli nella corsa verso la digitalizzazione dell’ultimo anno. Rivivi le esperienze dei nostri relatori, affinché tu non rimanga con le ruote impantanate nelle stesse problematiche, capaci di costarti tempo e denaro
  • Le nuove competenze per la Sanità Digitale: perché, soprattutto se parliamo di Sanità Privata, avere un team esperto di processi ospedalieri e di tecnologie gestionali non basta più; quali nuove risorse e competenze devono entrare a far parte del tuo “pool” di esperti, dove trovarle (e cosa succede se non le trovi)
  • Perché il “vecchio” slogan “il cittadino al centro” in questo momento è superato, o quantomeno non più sufficiente per ridisegnare processi che sommergeranno letteralmente medici, infermieri e amministrativi di novità, cambiamenti ed evoluzioni (che stavolta non potranno essere aggirate con sotterfugi, post-it e altre forme di rigetto già viste in passato)
  • Come trasformare un concetto astratto come quello del “rispetto delle norme sulla Digital Compliance” in un processo controllabile, misurabile e centralizzabile (e come tutto questo può addirittura generare nuovi strumenti e commodities per gli IT Manager e per i vertici della struttura che diventeranno imprescindibili nella governance digitale di una clinica, o di un gruppo di cliniche)
  • Come prepararsi al meglio nei confronti dei “contenziosi del futuro”; cosa succederà, un domani, quando sarà necessario presentare una cartella clinica in tribunale, per fare fronte ad un contenzioso con un paziente, ma essa non sarà più “di carta”: i giudici ed i tribunali italiani sono pronti a recepire, esaminare e comprendere una cartella clinica digitale? Come saranno le perizie del futuro? Ecco perché stampare le cartelle cliniche elettroniche, e conservarle nei faldoni di carta, potrebbe rivelarsi un errore fatale, capace di compromettere la fedina penale dei legali rappresentanti di una clinica.

Ti sei perso i Digital Days – Focus Sanità il 15 e 16 gennaio 2021?
Accedi a Play & Rewind, il servizio on demand per rivedere tutti gli interventi dei due giorni!

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